1. Wie is verantwoordelijk?
BY WES B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de eigen website, aanvragen, klantcontact, opdrachten en administratie. Je vindt onze bedrijfs- en contactgegevens onderaan deze pagina. Deze verklaring gaat over bywes.nl, het consultancyportaal en de eigen dienstverlening van BY WES; zelfstandige projecten en websites van klanten hebben een eigen privacyverklaring.
Verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend namens een klant, bijvoorbeeld bij onderhoud van een webshop, dan bepaalt die klant het doel en leggen wij onze rol vast in een verwerkersovereenkomst. Voor vragen over die verwerking kun je bij de betreffende klant terecht; wij helpen die klant waar nodig bij jouw verzoek.
2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?
Websitebezoek: onze hosting verwerkt technische gegevens, zoals IP-adres, opgevraagde URL, tijdstip, browserinformatie en fout- of beveiligingsmeldingen, om pagina's te leveren en misbruik en storingen te onderzoeken. Onze grondslag is het gerechtvaardigde belang van een bereikbare en veilige website. We beperken de gegevens en toegang tot wat daarvoor nodig is.
Gratis websitecheck: je geeft je naam, websiteadres, e-mailadres en telefoonnummer op. We gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beoordelen, je website persoonlijk te bekijken en contact met je op te nemen. Bij een aanvraag voor jezelf als ondernemer is dit voorbereiding of uitvoering van de aangevraagde dienstverlening; bij een contactpersoon van een organisatie is ons gerechtvaardigde belang zakelijke aanvragen te behandelen. Zonder de gevraagde gegevens kan dit formulier niet worden ingediend; je kunt ook rechtstreeks contact opnemen.
De websitecheck wordt via onze maildienst naar BY WES gestuurd. Het formulier voert geen automatische scan uit, haalt geen inhoud van jouw website op en geeft geen automatisch veiligheidsoordeel. Bij de persoonlijke beoordeling kunnen we openbare pagina's en technische signalen bekijken. Uitgebreid onderzoek en toegang tot niet-openbare systemen bespreken we apart.
Contact en offertes: we verwerken je naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens, vraag en correspondentie om te antwoorden, afspraken te maken en offertes op te stellen. De grondslag is voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met jou, of ons gerechtvaardigde belang om met de contactpersoon van een organisatie samen te werken.
Kennismaking over recruitment marketing: we verwerken je naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, aantal vacatures, regio en eventuele pakketvoorkeur om je te bellen en een kennismaking te plannen. De aanvraag gaat via onze maildienst naar BY WES. Dit is voorbereiding van de aangevraagde dienstverlening, of ons gerechtvaardigde belang zakelijke aanvragen van contactpersonen te behandelen. Eventuele campagnecodes (UTM-parameters) uit de link gaan mee om de herkomst te herkennen en onze communicatie te verbeteren. Gebruik zulke codes alleen voor campagnes, niet voor namen of contactgegevens. Deze aanvraag schrijft je niet in voor een nieuwsbrief en boekt nog geen tijdstip.
Partners: bij een aanmelding verwerken we bedrijfsnaam, naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, de gewenste samenwerking en eventuele opmerking. Het geschatte aantal hostingklanten is optioneel. We gebruiken deze gegevens om de aanvraag te beoordelen en de samenwerking te bespreken en vast te leggen. De grondslag is voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst met jou, of ons gerechtvaardigde belang om met een zakelijke contactpersoon samen te werken. De aanmelding gaat via onze maildienst naar BY WES en is geen nieuwsbriefinschrijving.
Doorverwijzingen: open je de websitecheck via een partnerlink, dan sturen we de partnercode uit de link mee met jouw aanvraag. De code wordt bij het formulier getoond. We gebruiken deze om de herkomst te controleren en een overeengekomen partnervergoeding te administreren, op basis van ons gerechtvaardigde belang een zakelijke doorverwijzing correct af te handelen. We plaatsen hiervoor geen cookies en bewaren de code niet in browseropslag. De code vervalt als je de pagina zonder partnerlink opent.
Opdrachten en consultancy: we verwerken relevante contactgegevens, afspraken, aangeleverde bestanden, feedback, voortgang en projectinformatie om de overeengekomen dienst te leveren. Gebruik je het klantportaal, dan horen daar ook accountgegevens, toegangsrechten en door jou ingevulde voortgang bij. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst, of het gerechtvaardigde belang van samenwerking met de organisatie waarvoor je werkt. Een opname van een gesprek maken we alleen na een afzonderlijke afspraak en met een passende grondslag.
Facturatie en administratie: we verwerken bedrijfs- en factuurgegevens, contactpersonen en betaalinformatie voor facturen, betaling en de wettelijk verplichte administratie. Grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke administratieplicht. Bij geschillen bewaren we noodzakelijke informatie op basis van het gerechtvaardigde belang onze rechten te kunnen onderbouwen.
We gebruiken je websitecheck of contactaanvraag niet als inschrijving voor een nieuwsbrief. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor je hebben. Stuur via openbare formulieren geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen of bijzondere persoonsgegevens.
3. Contact via WhatsApp en e-mail
Het algemene contactformulier zet jouw tekst klaar en opent een link naar WhatsApp. De tekst en het telefoonnummer van BY WES worden daarbij in de WhatsApp-link opgenomen en met WhatsApp gedeeld. BY WES ontvangt het chatbericht pas wanneer jij het in WhatsApp verstuurt. WhatsApp kan bij het openen van de link al technische gegevens verwerken; de eigen privacyvoorwaarden van WhatsApp/Meta zijn daarop van toepassing.
Kies je voor e-mail, dan worden jouw bericht en contactgegevens verwerkt door de betrokken maildiensten en door BY WES. Je kunt ook per post contact opnemen. Je hoeft WhatsApp dus niet te gebruiken om een privacyvraag of verzoek in te dienen.
4. Met welke partijen delen we gegevens?
Wij delen gegevens alleen voor zover dat nodig is voor de hier beschreven doelen. Vercel verzorgt de websitehosting, technische afhandeling en de hieronder beschreven beperkte bezoekstatistieken. Resend verzorgt het versturen van websitecheck-, partner- en kennismakingsaanvragen. Google Workspace wordt gebruikt voor de zakelijke mailbox en zakelijke bestanden. Moneybird wordt gebruikt voor offertes, facturatie en administratie. Supabase ondersteunt accounts, database en afgeschermde opslag van het consultancyportaal.
Bij gebruik van WhatsApp verwerkt WhatsApp/Meta communicatie- en technische gegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring. Externe leveranciers kunnen voor hun eigen accountbeheer, beveiliging of wettelijke verplichtingen ook zelfstandig verantwoordelijk zijn. Een platform dat wij voor een specifieke klant inzetten, kan andere gegevens verwerken; dat leggen we voor die opdracht afzonderlijk vast.
Waar een leverancier uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, zijn passende verwerkersafspraken nodig. Wij geven alleen toegang aan personen en leveranciers die deze nodig hebben. Ook een administrateur, juridisch adviseur of bevoegde instantie kan noodzakelijke gegevens ontvangen voor administratie, een geschil of een wettelijke verplichting. Wij verkopen geen persoonsgegevens.
Bij een overeengekomen doorverwijzing krijgt de partner alleen de gegevens die nodig zijn om de toewijzing en vergoeding te kunnen controleren, zoals een klant- of opdrachtaanduiding en het relevante betaalde bedrag. Technische rapporten, inloggegevens en de inhoud van jouw melding worden niet standaard gedeeld. Over inhoudelijke terugkoppeling maken we eerst afspraken met de opdrachtgever.
5. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
De genoemde internationale leveranciers kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken of toegang vanuit die landen mogelijk maken, bijvoorbeeld vanuit de Verenigde Staten. Een Europese opslagregio sluit dat niet volledig uit.
Voor doorgiften waarvoor de AVG dat verlangt, moet een geldige doorgiftegrondslag bestaan, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met zo nodig aanvullende maatregelen. Welke waarborg bij een specifieke leverancier van toepassing is, hangt af van de dienst en overeenkomst. Je kunt BY WES om informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan vragen; vertrouwelijke gegevens van anderen worden daarbij afgeschermd.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
Aanvragen, partneraanmeldingen, websitechecks en offertecontact zonder vervolgopdracht bewaren we tot maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Als een opdracht volgt, vallen de noodzakelijke gegevens onder het opdrachtdossier. Gegevens die niet meer nodig zijn, verwijderen we eerder.
Opdrachtdossiers en relevante correspondentie bewaren we tijdens de opdracht en daarna maximaal vijf jaar voor nazorg en de onderbouwing van rechten en verplichtingen. Niet alle projectbestanden hoeven zo lang te worden bewaard: toegang en overbodige persoonsgegevens worden eerder verwijderd als het doel vervalt. Voor gegevens die we als verwerker beheren, gelden de afspraken met de klant.
Account- en voortgangsgegevens in het consultancyportaal bewaren we zolang toegang nodig is voor het traject en de afgesproken nazorg. Daarna sluiten we de toegang en beoordelen we welke dossiergegevens nog nodig zijn. Archiveren of verbergen van een onderdeel is niet hetzelfde als verwijderen.
De fiscale basisadministratie, waaronder relevante facturen en betaalgegevens, bewaren we in beginsel zeven jaar vanaf het wettelijke aanvangsmoment. Voor gegevens waarvoor een langere wettelijke termijn geldt, volgen we die termijn. Bij een lopend geschil bewaren we alleen de benodigde stukken zolang dat geschil en de toepasselijke termijnen dat noodzakelijk maken.
De misbruikbeperking van de websitecheck-, partner- en kennismakingsformulieren gebruikt een gehashte IP-waarde voor een tijdvenster van vijftien minuten in tijdelijk servergeheugen. Verlopen waarden worden bij volgende aanvragen opgeruimd of verdwijnen wanneer de serverinstantie wordt beëindigd. Hosting- en maildiensten kunnen daarnaast technische logs en tijdelijke kopieën bewaren. De bewaartermijn daarvan hangt af van de betreffende dienst, accountinstellingen en beveiligingsdoelen; we beoordelen de noodzaak daarvan bij ons leveranciersbeheer.
7. Cookies en vergelijkbare technieken
Op de publieke website gebruiken we op dit moment geen advertentiepixels, marketingcookies of bezoekersprofielen. De lettertypen en afbeeldingen worden lokaal vanuit onze website geladen. Het algemene contactformulier gebruikt geen eigen opslag in je browser; je ingevulde gegevens staan tijdens het invullen in de geopende pagina.
Op de pagina voor werving van installateurs gebruiken we Vercel Web Analytics om bezoek, klikken op contactknoppen en ontvangen kennismakingsaanvragen te tellen. Dit helpt ons te beoordelen welke communicatie werkt, op basis van ons gerechtvaardigde belang onze zakelijke website te verbeteren. We sturen hierbij geen ingevulde naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer of regio naar de statistiekdienst. De URL wordt zonder queryparameters of anker verwerkt; toegestane campagnecodes en de gekozen pakketnaam kunnen afzonderlijk bij een gebeurtenis worden meegegeven.
Deze statistieken plaatsen geen analysecookies en bewaren de campagnecodes niet in browseropslag. Vercel gebruikt technische requestgegevens voor een tijdelijke, gehashte bezoekersherkenning die maximaal 24 uur geldt, zonder bezoekers over verschillende websites te volgen. Wij zien samengevoegde statistieken. We laden de statistiekcode niet als de browser Do Not Track of Global Privacy Control doorgeeft. Gebruik je geen van deze instellingen en wil je bezwaar maken, neem dan contact op met BY WES.
Voor inloggen en beveiliging van het consultancyportaal kunnen noodzakelijke sessie- en authenticatiecookies worden gebruikt. Deze dienen om je toegang te controleren en je sessie te behouden. De duur hangt af van de sessie en het authenticatiesysteem. Verwijder je deze cookies, dan moet je mogelijk opnieuw inloggen.
Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist. Als we later tracking of andere toestemmingsplichtige technieken toevoegen, informeren we je vooraf en vragen we toestemming vóór die worden geladen. Die toestemming kun je dan ook weer intrekken.
8. Beveiliging en zorgvuldigheid
We nemen passende maatregelen, zoals beveiligde verbindingen, toegangsbeperking en het afschermen van servergeheimen en klantbestanden. De maatregelen worden afgestemd op de aard en risico's van de verwerking. Alleen bevoegde personen mogen klantinformatie gebruiken voor hun werkzaamheden.
Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik of een datalek, neem dan rechtstreeks contact op. We onderzoeken relevante meldingen en beoordelen of wettelijke meldingen aan betrokkenen of de toezichthouder nodig zijn.
9. Jouw rechten en contact
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Waar de AVG dat bepaalt, kun je gegevens laten overdragen en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Bezwaar tegen direct marketing wordt altijd gerespecteerd. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die op ieder moment intrekken zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.
Je kunt je verzoek sturen naar wesley@bywes.nl, via WhatsApp op 06 3928 7400 of per post naar ons kantooradres. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit veilig vast te stellen, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Sommige gegevens moeten we bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een noodzakelijk rechtsbelang; we lichten dat dan toe.
Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; we informeren je dan binnen de eerste maand met een reden. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
We passen deze verklaring aan wanneer onze verwerking verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer deze versie is opgesteld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar dat nodig is.
Bedrijfsgegevens
- Naam
- BY WES B.V.
- Adres
- Lylantseplein 1, 2908 LH Capelle aan den IJssel, Nederland
- KVK
- 99092549
- Btw-id
- NL868792408B01
- wesley@bywes.nl
- 06 3928 7400